Jak przygotować się do kontroli podatkowej (1)

Otrzymanie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej może wywoływać odruch paniki. Podobnie jest w przypadku otrzymania postanowienia o wszczęciu postępowania kontrolnego przez UKS, gdyż w ramach tego postępowania kontrolujący mogą zapukać do drzwi przedsiębiorcy w dowolnym momencie – bez wcześniejszego uprzedzenia. Nasze doświadczenie wskazuje jednoznacznie – do kontroli podatkowej należy się przygotować, aby potem uniknąć przykrych niespodzianek. Wystarczy kilka prostych kroków, które należy podjąć po otrzymaniu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli lub postanowienia o wszczęciu postępowania kontrolnego, żeby fachowo i skutecznie zabezpieczyć swoje interesy.

1. Nie lekceważ kontroli podatkowej

Odpowiednie przygotowanie do kontroli podatkowej jest bardzo istotne co najmniej z kilku powodów:

• Celem kontroli jest znalezienie błędów, a nie chwalenie podatnika za to, co rozliczył dobrze. Jest to pierwsze i podstawowe źródło pozyskiwania informacji o nieprawidłowościach u podatnika.
• Po stronie podatnika powstaje realne ryzyko podatkowe. Podatnik mógł zostać wytypowany w ramach planu kontroli (a zatem przeprowadzał transakcje, w których często występują nieprawidłowości lub nieuczciwi kontrahenci), albo zwrócił na siebie uwagę np. składając nietypową korektę deklaracji (a zatem trzeba będzie bronić zastosowanej metodologii), albo doniósł życzliwy konkurent (wtedy można spodziewać się wszystkiego).
• Wykryte błędy mogą podatnika sporo kosztować – ewentualny domiar podatku będzie okraszony odsetkami za zwłokę według sankcyjnej stawki odsetek wynoszącej 150%.
• Po kontroli osobom decyzyjnym w przedsiębiorstwie mogą zostać postawione zarzuty karnoskarbowe.

Dlatego odpowiednie przygotowanie do kontroli, a potem skuteczny nadzór nad jej przebiegiem są kluczowe dla odpowiedzialnego zarządzania ryzykiem podatkowym w firmie.

2. Ustal termin rozpoczęcia kontroli

W przypadku kontroli przeprowadzanej przez urząd skarbowy lub urząd celny, podatnik otrzymuje zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Zgodnie z przepisami, kontrolujący nie mają obowiązku zawiadamiać o dokładnym terminie planowanej wizyty, jednak w praktyce często kontaktują się oni telefonicznie z podatnikiem co do tego, kiedy mogliby zawitać u jego drzwi i rozpocząć kontrolę podatkową. Podatnik może wskazać, jaki termin będzie dogodniejszy ze względu np. na czas potrzebny do przygotowania dokumentów, opróżnienie osobnego pomieszczenia dla kontrolujących, obecność osób decyzyjnych w firmie lub zajmujących się rozliczeniami podatkowymi. Dzięki takim ustaleniom podatnik dokładnie wie, w jakim terminie może się spodziewać kontrolujących i ile ma czasu na przygotowanie się do ich wizyty. Jeśli kontrolujący sami nie podejmą próby skontaktowania się z podatnikiem, warto rozważyć samodzielny kontakt z urzędnikami i próbę dowiedzenia się, kiedy zamierzają rozpocząć kontrolę. Oczywiście ustalenia telefoniczne z kontrolującymi co do dnia rozpoczęcia kontroli nie są formalnie wiążące, ale dobrą praktyką urzędów jest dotrzymywanie takiej „dżentelmeńskiej umowy”.

Z kolei w przypadku postępowania kontrolnego prowadzonego przez UKS, kontrolujący nie zawiadamiają o planowanym terminie przyjścia. Zatem podatnikowi pozostaje jedynie droga nieformalna – można spróbować skontaktować się telefonicznie z osobami prowadzącymi postępowanie i zapytać, czy i kiedy zamierzają przeprowadzić kontrolę. Nawet jeśli inspektorzy nie udzielą takiej informacji (nie mają takiego obowiązku), podatnik może wskazać, że ze względu na określone okoliczności bardziej wskazane byłoby rozpoczęcie kontroli szybciej lub później (np. po powrocie głównej księgowej z urlopu, przed rozpoczęciem remontu biura). Takie uwagi powinny być brane przez kontrolujących pod uwagę ze względów czysto praktycznych.

3. Nie daj się naciągnąć na wcześniejsze rozpoczęcie kontroli

W przypadku kontroli prowadzonej przez urząd skarbowy lub urząd celny, w rozmowie dotyczącej terminu rozpoczęcia kontroli (szczególnie gdy to urząd podejmuje próbę kontaktu) podatnik może wyrazić zgodę na rozpoczęcie kontroli wcześniej, niż zakładają to przepisy (tzn. wcześniej niż dopiero po upływie 7 dni od trzymania pisemnego zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli). Fakt wyrażenia ustnej zgody przez podatnika jest dokumentowany notatką urzędową sporządzoną przez urzędnika prowadzącego rozmowę. Z naszego doświadczenia wynika, że zgoda na wcześniejsze rozpoczęcie kontroli nie jest korzystna dla podatnika, ponieważ zabiera mu czas, który mógłby wykorzystać na rzetelne przygotowanie się do kontroli. Dlatego co do zasady podatnik nie powinien zgadzać się na taką propozycję.

Kiedy jednak wiadomo już, że kontrolujący przyjdą, trzeba przygotować właściwą dokumentację – o tym, jaką oraz o zasadach przekazywania informacji urzędnikom w kolejnym moim wpisie. Zapraszam!

O tym, na co uważać podczas kontroli skarbowej i jak to robić fachowo, czytaj tutaj:

Na co uważać podczas kontroli skarbowej?

Na co uważać podczas kontroli skarbowej? - broszura

Photo by Peter Sorensen