Jak przygotować się do kontroli podatkowej (2) 

Kontynuując rozpoczęty w poprzednim wpisie wątek właściwego przygotowania do kontroli podatkowej czy skarbowej, poniżej przedstawiam kolejne kroki, o których warto pomyśleć, kiedy zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli już leży na naszym biurku.

1. Sprawdź i uzupełnij dokumentację

Na zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli jest wskazane, za jaki okres i jakiego podatku będzie dotyczyć kontrola. W przypadku kontroli prowadzonej przez UKS w ramach postępowania kontrolnego informacja ta będzie wynikała z postanowienia o wszczęciu postępowania kontrolnego. To kluczowa informacja, która wskazuje, czym będą interesować się kontrolujący oraz jaki jest możliwy zakres ich żądań (jak bardzo jest istotna – zobacz także artykuł „Na co uważać podczas kontroli podatkowej i jak to robić fachowo”). Warto cofnąć się pamięcią do okresu, który ma być kontrolowany, odgrzebać dotyczącą go dokumentację i spojrzeć na nią krytycznie. Pamiętajmy, że słaba dokumentacja to pięta achillesowa podatników – nie tylko zaszkodzi na etapie kontroli i postępowania podatkowego, ale uniemożliwia obronę także przed sądem administracyjnym.

Dlatego warto przypomnieć sobie, co działo się w tym okresie i jakie inwestycje, transakcje czy inne zdarzenia miały miejsce. Następnie należy dokładnie sprawdzić, czy wszystkie te zdarzenia są potwierdzone kompletną dokumentacją, a jeśli nie – w jaki sposób można ją uzupełnić lub który z pracowników może posiadać brakujące informacje. W szczególności należy zwrócić uwagę na transakcje dotyczące usług niematerialnych (czy posiadamy dowody na to, że usługi rzeczywiście zostały wyświadczone), obrót tzw. towarami wrażliwymi oraz sytuacje, w których mogliśmy mieć podejrzenia co do rzetelności naszych kontrahentów.

To wszystko ma istotne znaczenie, ponieważ to głównie na podstawie dokumentów kontrolujący dokonują ustaleń pokontrolnych. Warto także zwrócić się o opinię do fachowego pełnomocnika zajmującego się prawem podatkowym, jeśli w dokumentacji ujawnią się braki niemożliwe do uzupełnienia albo jeśli powstaną wątpliwości co do prawidłowości rozliczenia konkretnej transakcji.

2. Policz dni kontroli

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej ustala limity dni kontroli, jakie organy administracji publicznej mogą spędzić u podatnika w danym roku. Limity te dotyczą także kontroli podatkowej. Dlatego jeśli już wcześniej inny urząd przeprowadzał kontrolę u podatnika w tym roku kalendarzowym, warto sprawdzić, czy oraz ile dni pozostało organowi podatkowemu lub skarbowemu do przeprowadzenia kontroli. Jeśli limit został wyczerpany, kontrola podatkowa będzie mogła zostać przeprowadzona dopiero w kolejnym roku kalendarzowym.

Ilość dni kontroli przypadających na danego podatnika zależy od tego, czy jest on dużym, średnim czy małym przedsiębiorcą. Można to sprawdzić w Ustawie o swobodzie działalności gospodarczej lub zasięgając porady prawnej.

3. Wyznacz osobę odpowiedzialną

Spośród pracowników należy wybrać osobę odpowiedzialną za przebieg kontroli. Osoba ta powinna odpowiadać za kontakt z kontrolującymi, zbieranie i dostarczanie im dokumentów, udzielanie informacji, a także za kontakt z profesjonalnym pełnomocnikiem na czas kontroli (jeśli został ustanowiony). Powinna ona również towarzyszyć kontrolującym podczas obchodu przedsiębiorstwa lub podczas rozmów z innymi pracownikami. Dzięki wyznaczeniu takiej osoby podatnik dokładnie wie, jakie informacje zostały przekazane kontrolującym, z kim się oni kontaktowali i co widzieli. Zadaniem osoby odpowiedzialnej jest dopilnowanie, aby kontrolujący dostali wyłącznie takie informacje/dokumenty, do których otrzymania są uprawnieni (co do tego, do czego kontrolujący nie są uprawnieni i jak to sprawdzić – czytaj tutaj). Wyznaczenie takiego pracownika znacząco ułatwia nadzorowanie przebiegu kontroli, przewidywanie jej wyniku oraz planowanie dalszych działań. 

Za tydzień w ostatnim już wpisie z tej serii opowiem, jak przygotować pozostałych pracowników do kontroli oraz o tym, kiedy warto skorzystać z profesjonalnego pełnomocnika. Zapraszam!

O tym, na co uważać podczas kontroli skarbowej i jak to robić fachowo, czytaj tutaj:

Na co uważać podczas kontroli skarbowej?

Na co uważać podczas kontroli skarbowej? - broszura

Photo by Peter Sorensen