Jak przygotować się do kontroli podatkowej (3) 

Prawie każdy przedsiębiorca wie, że kontroli należy się przygotować. Pozwala to na uniknięcie nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie kontroli i po jej zakończeniu. W poprzednich wpisach przedstawiłam pierwszych 6 kroków pomagających w moim przekonaniu doprowadzić do spokojnego i szybkiego zakończenia kontroli z wynikiem pozytywnym dla podatnika. Poniżej ostatnie wskazówki w tym cyklu.

1. Przygotuj pracowników

Istotne jest zawiadomienie pracowników o zbliżającej się kontroli i uświadomienie im, że urzędnicy mogą próbować uzyskać od nich pracownicy informacje. Przede wszystkim pracownicy nieprzygotowani nie powinni udzielać kontrolującym żadnych informacji o podatniku i jego działalności – chyba że odbędzie to po wcześniejszym uprzedzeniu przez osobę odpowiedzialną za przebieg kontroli i najlepiej w jej obecności (patrz punkt 6 - w poprzednim wpisie). Przykładowo pracownicy działu logistyki mogą nie mieć wiedzy na temat operacji księgowych i ich odpowiedzi zwyczajnie mogą wprowadzić w błąd kontrolujących. O wszelkich przekazanych informacjach i kontaktach z urzędnikami pracownik powinien zawiadomić osobę odpowiedzialną za przebieg kontroli. Dzięki temu osoba ta będzie miała pełny ogląd sytuacji i będzie mogła efektywnie nadzorować przebieg kontroli (i urzędników).

2. Przypomnij sobie swoje prawa i obowiązki

Zanim kontrolujący wejdą do przedsiębiorstwa, warto przypomnieć sobie najważniejsze prawa i obowiązki podatnika oraz uprawnienia i obowiązki kontrolujących. Pozwoli to na uniknięcie zaskoczenia w sytuacji, gdy np. kontrolujący przedstawią do podpisania zgodę na przeprowadzanie kontroli poza lokalem przedsiębiorstwa (co do zasady odradzamy – lepiej żeby kontrolujący przeprowadzali czynności w siedzibie podatnika pod jego czujnym okiem) lub zażądają przetłumaczenia obcojęzycznych dokumentów na koszt firmy.

Do najważniejszych praw podatnika należą: prawo do zasięgania informacji od kontrolujących o przepisach mających związek z postępowaniem, prawo do ustanowienia fachowego pełnomocnika (doradcy podatkowego, adwokata, radcy prawnego), prawo do składania wyjaśnień i ustosunkowywania się do materiału dowodowego oraz prawo do zaskarżania rozstrzygnięć (w tym do złożenia zastrzeżeń do protokołu kontroli).

Z kolei do najważniejszych obowiązków należą: składanie wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli na wezwanie kontrolujących, zapewnienie dostępu do dokumentów i ksiąg podatkowych (kontrolujący może żądać również udostępnienia ich w formie elektronicznej lub umożliwienia mu pobrania ich samodzielnie w tej formie), a jeśli podatnik prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych – przekazywanie danych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego na wezwanie kontrolujących.

3. Zamów wsparcie fachowego pełnomocnika

Na czas kontroli podatkowej można ustanowić pełnomocnika (doradcę podatkowego, radcę prawnego, adwokata), co bardzo rekomenduję – a to przede wszystkim dlatego, że profesjonalista, który wie, jak patrzeć na ręce urzędnikom oraz kiedy i jak zareagować na ich nadużycia może w prosty sposób przeciwdziałać próbom prowadzenia kontroli w sposób niezgodny z prawem. Z naszego doświadczenia wynika, że w sytuacji gdy podatnika reprezentuje pełnomocnik, kontrolujący bardziej zważają na obowiązujące ich przepisy. Jeśli jednak z jakichś względów podatnik nie zdecyduje się na ustanowienie profesjonalnego pełnomocnika, warto zapewnić sobie doraźne wsparcie takiego profesjonalisty w razie potrzeby, tzn. zapewnić sobie możliwość uzyskania szybkiej porady prawnej (np. telefonicznie lub mailowo) lub konsultacji np. w przypadku wątpliwości co do tego, czy kontrolujący mają prawo żądać tego, czego żądają, bądź gdy przekraczają oni swoje uprawnienia. Zapewnienie takiej doraźnej pomocy ma istotne znaczenie także jako wsparcie pracownika odpowiedzialnego za przebieg kontroli.

Opisane przeze mnie wskazówki są dość uniwersalne i mają zastosowanie w większości sytuacji. Z pewnością w konkretnych przypadkach można udzielić szeregu innych rad, które będą zabezpieczały interesy podatnika w sposób najlepiej dopasowany do jego potrzeb. Następnym etapem jest sprawne przeprowadzenie kontroli pod odpowiednim nadzorem podatnika (o tym, jak nadzorować kontrolujących – czytaj tutaj). Nie należy jednak zapominać, że kontrola to dopiero początek zabawy z urzędnikami – jej ciąg dalszy nastąpi, jeśli w oko wpadnie im jakiś błąd.  

Na co uważać podczas kontroli skarbowej?

Na co uważać podczas kontroli skarbowej? - broszura

Photo by Peter Sorensen