Regulamin składu podatkowego i procedura jego zmiany

Celem otrzymania zezwolenia na prowadzenie składu podatkowego i stosowania procedury zawieszenia poboru akcyzy podatnicy zobowiązani są do wypełnienia szeregu obowiązków formalnych. Generalnie, ubieganie się o zezwolenie oraz obsługa składu podatkowego związana jest z wieloma wymogami dokumentacyjnymi, ewidencyjnymi, czy też sprawozdawczymi. Jednym z takich obowiązków jest sporządzenie przez podatników regulaminu składu podatkowego opisującego strukturę i sposób funkcjonowania tego składu.

Istotne elementy regulaminu zostały wskazane przez ustawodawcę w przepisach o podatku akcyzowym. W związku z tym warto im się przyjrzeć i uwzględnić je w przygotowywanym regulaminie. Wszelkie uchybienia w tym zakresie mogą bowiem przedłużyć postępowanie w sprawie zezwolenia. Co ważne, przemyślany układ regulaminu umożliwi w przyszłości sprawne dokonywanie jego zmian. Do istotnych elementów regulaminu ustawodawca zaliczył:

• opis zasad funkcjonowania składu podatkowego,
• wykaz wyposażenia składu podatkowego niezbędnego do prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania kontroli wyrobów akcyzowych, wykonywania prac magazynowych oraz przeładunkowych,
• opis stosowanych zabezpieczeń technicznych,
• opis urządzeń służących do produkcji i magazynowania wyrobów akcyzowych, a także technologii stosowanych w składzie podatkowy,
• opis infrastruktury technicznej, sanitarnej i komunikacyjnej, a także
• listę wyrobów służących bezpośrednio do produkcji finalnej.

Sporządzony regulamin podlega zatwierdzeniu przez właściwego naczelnika urzędu celnego. Zatwierdzenie to ma miejsce jeszcze przed wydaniem zezwolenia na prowadzenie działalności w ramach składu i następuje w formie postanowienia. Oczywiście zatwierdzony regulamin może podlegać zmianom. W trakcie prowadzonej działalności gospodarczej jest to wręcz nieuniknione. Dokonując zmian w regulaminie należy jednak pamiętać o ich zgłoszeniu naczelnikowi celem zatwierdzenia (także w formie postanowienia).

Warto również pamiętać, że otrzymanie postanowienia o zatwierdzeniu zmian w regulaminie może być poprzedzone tzw. urzędowym sprawdzeniem dokonywanym przez naczelnika urzędu celnego. Urzędowe sprawdzenie polega na weryfikacji zapewnienia przez podatnika warunków i środków umożliwiających kontrolę jego działalności gospodarczej. Takie sprawdzenie dokonywane jest przede wszystkim w sytuacji gdy zmiany wprowadzane do regulaminu składu podatkowego dotyczą m.in. urządzeń, aparatów, zbiorników w składzie podatkowym. Urzędowe sprawdzenie następuje na podstawie imiennego upoważnienia wystawianego funkcjonariuszom celnym, a kończy się sporządzeniem protokołu. Warto pamiętać o urzędowym sprawdzeniu, ponieważ wykorzystanie nowo wprowadzonego sprzętu do składu podatkowego w zakresie produkcji, czy też obrotu wyrobami akcyzowymi bez przeprowadzenia urzędowego sprawdzenia jest przestępstwem skarbowym karanym grzywną w wysokości do 720 stawek dziennych (tj. od 560 zł do nawet 16.128.000 zł w 2014 r.).

Na zakończenie warto dodać, że protokół z urzędowego sprawdzenia, a także dokumenty związane ze zmianą regulaminu, w tym postanowienie o zatwierdzeniu zmian podlegają włączeniu do akt weryfikacyjnych podatnika, tj. do dokumentów przechowywanych po jednym egzemplarzu u naczelnika urzędu celnego i podatnika, a odnoszących się do działalności podlegającej kontroli w myśl przepisów o służbie celnej.

W świetle powyższego proces zmiany regulaminu składu podatkowego może wydawać się skomplikowany i długotrwały. Niemniej nie jest takim w praktyce. Z naszego doświadczenia wynika, że punktem wyjścia do sprawnego i szybkiego przeprowadzenia zmian powinien być przede wszystkim przejrzyście opracowany regulamin, a także identyfikacja konieczności przeprowadzenia urzędowego sprawdzenia. Te dwa elementy powinny przygotować podatnika na potencjalną wizytę funkcjonariuszy celnych i wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości związanych z wprowadzaną w regulaminie zmianą.