Ewidencja czasu pracy od 1 stycznia nie tylko wobec pracowników etatowych

Nowelizacja ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wprowadza istotne zmiany w dotychczasowym sposobie uregulowania tej kwestii - przy czym nie chodzi tutaj o sam znaczny wzrost wynagrodzenia, ale o zakres stosowania ustawy. Po raz pierwszy będzie obejmowała ona swoją ochroną również zleceniobiorców i osoby świadczące usługi – a więc tych, którzy do tej pory nie korzystali z ochrony gwarantowanej przez przepisy prawa pracy. Nowelizacja dotyczy jednak nie tylko wysokości wynagrodzenia, ale również nałożenia na zleceniodawców nowych obowiązków – między innymi prowadzenia ewidencji czasu wykonywania zlecenia lub świadczenia usług przez zleceniobiorców.

Do tej pory ewidencjonowanie czasu pracy było obowiązkiem jedynie pracodawców. Nowelizacja ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę przewiduje jednak taki obowiązek również wobec osób zatrudnionych w oparciu o dwie umowy cywilnoprawne – umowę zlecenia i umowę o świadczenie usług. Osób współpracujących na innej podstawie (np. umowy o dzieło, umowy o praktyki absolwenckie) nowelizacja nie objęła.

W jakiej formie powinna być prowadzona ewidencja? Ustawodawca w tym zakresie postanowił pozostawić stronom swobodę wyboru. Jednak celem należytego dokumentowania rzeczywistych godzin wykonywania zlecenia, najkorzystniejszy dla stron będzie wybór tradycyjnej formy pisemnej, ewentualnie formy elektronicznej (np. w formie wiadomości e-mail). Jeżeli strony nie ustalą w umowie formy prowadzenia ewidencji, ustawa nakłada na zleceniobiorcę obowiązek przedstawienia zleceniodawcy informacji o liczbie godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług – w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. Informacja taka stanowić będzie podstawę do obliczenia wysokości należnego zleceniobiorcy wynagrodzenia.

O ile forma elektroniczna i pisemna nie pozostawiają większych wątpliwości, o tyle forma dokumentowa jest w polskim prawie nowością. Dokumentem w rozumieniu nowych przepisów jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Formę dokumentową od pisemnej odróżnia brak konieczności składania podpisu. Jednocześnie dokument powinien przy tym zapewnić możliwość zidentyfikowania osoby składającej w nim oświadczenie oraz posiadać możliwość zapoznania się z jego treścią. W przypadku ewidencjonowania czasu wykonywania zlecenia prawdopodobnie najpowszechniejszą formą będzie zestawienie w formie tabeli.

Co istotne, w sytuacji, gdy osób wykonujących dane zlecenie jest kilka, ewidencja powinna być prowadzona osobno w stosunku do każdej z nich.

Ustawodawca przewidział również zwolnienie niektórych zleceniodawców z obowiązku prowadzenia ewidencji. W przypadku świadczenia usług lub wykonywania zlecenia na rzecz innego podmiotu, niż zleceniodawca w trybie ustawy o pracownikach tymczasowych, prowadzenie ewidencji będzie obowiązkiem pracodawcy-użytkownika.

Zleceniodawca będzie ponadto zobowiązany do przechowywania przez okres trzech lat dokumentacji, z której wynika sposób naliczania liczby godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług, a także dokumentów potwierdzających liczbę rzeczywiście przepracowanych przez zleceniobiorcę godzin. Termin ten biegnie od dnia wymagalności zapłaty wynagrodzenia. Obowiązku prowadzenia ewidencji nie ma natomiast zleceniobiorca. Niemniej, dla ochrony swoich interesów powinien on posiadać przynajmniej kopię tego rodzaju dokumentów.

Photo by Jean Scheijen