Nie tak łatwo o zaświadczenie o niekaralności pracownika

Każdy pracodawca chciałby, by zatrudniane przez niego osoby były nieskazitelnego charakteru - by były uczciwe, godne zaufania, postępowały zgodnie z normami społecznymi, etycznymi, a przede wszystkim – by nie były karane za popełnione przestępstwo. Czy jednak pracodawca ma prawo sprawdzić, czy jego pracownicy (a także kandydaci na pracowników) mają „czyste konto” i nie były na bakier z prawem? Okazuje się, że to nie takie proste.

Celem sprawdzenia przeszłości kandydata, pracodawcy coraz częściej już na etapie rekrutacji żądają przedłożenia przez niego, oprócz CV, listu motywacyjnego i innych dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje i przebyty staż zawodowy, również zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. Czego pracodawca może dowiedzieć się o kandydacie z takiego zaświadczenia? Nie tylko, czy był on prawomocnie skazany, ale również, czy warunkowo nie umorzono wobec niego prowadzonego postępowania karnego, czy nie został skazany za granicą, a także, czy nie jest poszukiwany listem gończym. W Krajowym Rejestrze Karnym nie ewidencjonuje się natomiast popełnionych wykroczeń (poza tymi, za które orzeczono karę aresztu).

Informacje z Krajowego Rejestru Karnego stanowią dane osobowe osoby, której dotyczą. Prawo pracy dość restrykcyjnie określa zakres danych, których może domagać się pracodawca. Są to imię, nazwisko, data urodzenia, adres do korespondencji, imiona rodziców, przebieg dotychczasowego zatrudnienia oraz informacje dotyczące wykształcenia, a także numer PESEL. Innych danych pracodawca może domagać się tylko wtedy, gdy od ich podania uzależnione jest spełnienie określonych przepisami prawa pracy świadczeń – na przykład informacja o ciąży będzie podstawą do udzielenia urlopu macierzyńskiego pracownicy. Tym samym pracodawca, jeżeli nie wynika to wprost z przepisy prawa, nie jest uprawniony do pozyskiwania danych z Krajowego Rejestru Karnego zarówno o pracownikach, jak również o kandydatach do pracy.

Jacy pracodawcy najczęściej domagają się tego rodzaju danych? Jakichkolwiek statystyk w tym zakresie niestety nie ma, jednak należy przypuszczać, że są to przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy mają zamiar powierzyć mienie nowemu pracownikowi lub umożliwić mu dysponowanie środkami finansowymi firmy. Tak więc najczęściej tego rodzaju dokumentu pracodawca oczekuje od kandydatów na księgowych, osoby odpowiedzialne za rozliczenia, kasjerów oraz przedstawicieli handlowych.

Co może spotkać pracodawcę, który choć nie ma do tego prawa, domaga się od kandydatów zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego? Jeżeli nieprzedłożenie zaświadczenia będzie stanowić podstawę odmowy nawiązania stosunku pracy, to pracodawca może spotkać się z zarzutem naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Kandydat będzie miał prawo do wystąpienia z pozwem przeciwko niedoszłemu pracodawcy o odszkodowanie w kwocie nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Ponadto ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat dwóch wobec osób, które bezprawnie uzyskują informacje z rejestru.

Czy są sytuacje, w których pracodawca może we własnym zakresie uzyskać zaświadczenie z Rejestru dotyczące kandydata na pracownika? Ustawa dopuszcza taką możliwość wyłącznie wtedy, gdy obowiązek przedłożenia zaświadczenia o niekaralności wynika z przepisów innej ustawy. I tak, zaświadczenia takiego można domagać się między innymi od kandydatów na pracowników ochrony, pilotów wycieczek, detektywów czy taksówkarzy. Osoby mające pełnić funkcję członka rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej, a także członkowie zarządu spółek kapitałowych również powinny zachować „czyste konto” i nie figurować w Krajowym Rejestrze Karnym jako osoby skazane.

Co jednak w sytuacji, gdy kandydat przedłoży zaświadczenie na żądanie pracodawcy w toku rekrutacji? Wtedy powinien dołączyć do niego oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie zawartych
w nim danych osobowych. Inaczej pracodawca, choć zaświadczenie otrzyma, nie będzie uprawniony do posłużenia się nim w procesie rekrutacji.

Photo by carl dwyer | www.freeimages.com