Tajemnica korespondencji pracownika tylko w ograniczonym zakresie

W pierwszej kolejności należy powiedzieć jasno: co do zasady komputer i telefon służbowy są własnością pracodawcy (wyjątek tutaj stanowi np. leasing urządzeń). Tym samym pracodawca ma prawo do kontrolowania jego zawartości oraz wglądu do znajdujących się na nim treści. Ponadto z treści stosunku pracy wynika, że pracownik ma sumiennie wykonywać powierzone mu zadania i w godzinach pracy pozostawać do dyspozycji pracodawcy. Pracodawca ma więc prawo do zweryfikowania zarówno „sumienności” pracownika jak i jego „pozostawania do dyspozycji”. Wszelka korespondencja związana z realizacją obowiązków pracowniczych podlega zatem kontroli pracodawcy, a co za tym idzie – brak jest podstaw, by ograniczyć do niej dostęp pracodawcy.

Zdarzają się jednak sytuacje, że za pośrednictwem służbowej skrzynki e-mail pracownik załatwia swoje prywatne sprawy. Jak w takiej sytuacji może postąpić pracodawca? Zgodnie z art. 11¹ K.P., jest on obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Jednym z dóbr osobistych przysługujących osobom fizycznym jest prawo do tajemnicy korespondencji. Przenosząc tę kwestię na grunt prawa pracy można teoretycznie wywieść zasadę, że co do zasady, pracodawca nie powinien przeglądać treści korespondencji pracownika dotyczącej jego prywatnego życia. Niemniej, Europejski Trybunał Praw Człowieka w Strasburgu w wyroku z 12 stycznia 2016 roku, sprawa Barbulescu przeciwko Rumunii wskazał, że wgląd pracodawcy do prywatnej korespondencji pracownika na służbowym koncie nie stanowi naruszenia prawa do tajemnicy korespondencji. Pracodawca, kontrolując powierzone pracownikowi konto poczty służbowej nie może zakładać, że znajdzie tam treści dotyczące prywatnej sfery życia pracownika – szczególnie, jeżeli działa w przeświadczeniu, że znajdzie tam wyłącznie korespondencję służbową.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracodawca, podczas kontroli powierzonego pracownikowi sprzętu natrafił na przykład na otwarte konto prywatnej poczty pracownika. W takiej sytuacji co do zasady nie przysługuje mu prawo do zapoznawania się z treścią maili. W sytuacji, gdy pozna ich treść, zobowiązany jest do jej nieujawniania osobom trzecim. W mojej ocenie w takiej sytuacji będzie mieć zastosowanie art. 11¹ K.P.

Jakie roszczenia przysługują pracownikowi, którego tajemnica korespondencji została złamana przez pracodawcę? Może on wystąpić przeciwko pracodawcy do sądu z powództwem o ochronę naruszonych dóbr osobistych. Żądanie pozwu może obejmować zarówno zobowiązanie pracodawcy do złożenia oświadczenia odpowiedniej treści (na przykład przeprosin), jak również żądanie zapłaty odszkodowania, zadośćuczynienia, czy też dokonania wpłaty na określony cel społeczny. W przypadku dochodzenia odszkodowania, rzeczywisty charakter oraz wysokość poniesionej szkody pracownik będzie jednak musiał udowodnić.

Ponadto istnieje ryzyko, że pracownik złoży zawiadomienie do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, co może skutkować wszczęciem kontroli, a w przypadku wykrycia nieprawidłowościami - negatywnymi konsekwencjami dla pracodawcy, w tym również grzywną.

Czy jednak pracodawcy przysługują jakieś środki ochrony swoich interesów przed nadużyciami pracowników w zakresie powierzonego im sprzętu? W mojej ocenie wielokrotne, uporczywe korzystanie z prywatnej skrzynki mailowej na służbowym komputerze może stanowić podstawę do wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę. Pracodawca nie musi przy tym zapoznawać się z treścią korespondencji – wystarczy, że poweźmie informację o korzystaniu z prywatnego konta na służbowym sprzęcie w godzinach pracy. Otwartą kwestią jest, czy stanowi to naruszenie obowiązków na tyle ciężkie, by rozwiązać z pracownikiem umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia – moim zdaniem co do zasady nie, jednak zależy to od skali nadużycia oraz stopnia zaniedbania obowiązków służbowych. Istotne może okazać się również, czy kwestia sposobu korzystania z powierzonych urządzeń została określona w obowiązujących w zakładzie pracy regulaminach.

Czy  pracodawca może zabezpieczyć się przed korzystaniem z prywatnej poczty w godzinach pracy i na służbowych urządzeniach? Obecnie powszechną praktyką jest blokowanie na służbowych komputerach dostępu do prywatnych portali oferujących usługę poczty elektronicznej. Praktyka taka jest jak najbardziej dopuszczalna i chroni zarówno interes pracodawcy (to jest niezajmowanie się przez pracownika swoimi prywatnymi sprawami w godzinach pracy), jak również sam udostępniony pracownikowi sprzęt (uniemożliwia w ten sposób pobranie na służbowy komputer szkodliwego oprogramowania z prywatnej skrzynki mailowej pracownika).

Photo by anna maria lopez lopez