Usprawiedliwianie nieobecności w pracy

Zdarza się, że pracownicy nie przestrzegają zasad związanych ze zgłaszaniem i usprawiedliwianiem swoich nieobecności w pracy. Co może zrobić pracodawca w takich sytuacjach? Aby odpowiedzieć na to pytanie należy najpierw wyjaśnić, jak właściwie powinien zachować się pracownik. W pewnym uproszczeniu można stwierdzić, że istnieją w tym zakresie dwa główne, przewidziane prawem obowiązki.

1. Informowanie o nieobecnościach

Obowiązkiem pracownika jest poinformowanie pracodawcy o swojej nieobecności. Jeżeli pracownik zna przyczynę nieobecności w pracy wcześniej, ma on obowiązek uprzedzić pracodawcę o tej przyczynie i wskazać przewidywany okres nieobecności w pracy. Przykładowo z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia wówczas, gdy pracownik wie, że w danym dniu jego samego albo osobę mu bliską czeka zabieg czy ważne badanie lekarskie.

Oczywiście zdarza się, że przyczyna nieobecności jest nagła i niemożliwa do przewidzenia (w praktyce najczęściej będzie to związane z chorobą). Wówczas pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy wewnętrzne obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia o przyczynie nieobecności, pracownik powinien powiadomić pracodawcę osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie, mailowo albo drogą pocztową. W regulaminie pracy można określić szczegółowo sposób uprzedzania o nieobecności poprzez wskazanie technicznego sposobu przekazu informacji oraz dane osoby, do której pracownik powinien się w takim wypadku zwrócić. Można również odpowiednio wydłużyć terminy wynikające z rozporządzenia (np. z 2 do 5 dni). Nie można ich jednak skracać.

Dzięki uzyskanej wcześnie informacji o nieobecności pracownika, pracodawca może odpowiednio zaplanować pracę pozostałych osób i wprowadzić konieczne zmiany organizacyjne (np. wyznaczyć zastępstwo). Dlatego też w przepisach wskazano, że niedotrzymanie przez pracownika wymienionych zasad może być usprawiedliwione wyłącznie szczególnymi okolicznościami np. obłożną chorobą pracownika połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników. Wówczas pracownik powinien jednak powiadomić pracodawcę niezwłocznie (nie później niż w 2 dni) po ustaniu przeszkód uniemożliwiających kontakt z pracodawcą.

Jeżeli nie zachodzą wyjątkowe okoliczności, a pracownik nie powiadomił pracodawcy o nieobecności, tym samym dopuścił się naruszenia swych obowiązków. W takiej sytuacji pracodawca może ukarać pracownika karą porządkową – upomnieniem lub naganą bądź nawet zwolnić pracownika z pracy. Należy jednak pamiętać, że zarówno złożenie wypowiedzenia jak i nałożenie kary stanie się możliwe dopiero po powrocie pracownika do pracy.

2. Usprawiedliwianie nieobecności

Niezależnie od poinformowania pracodawcy o swojej nieobecności, pracownik ma także obowiązek odpowiedniego jej usprawiedliwienia. W przypadku najczęstszej przyczyny absencji tj. choroby, pracownik ma obowiązek doręczenia pracodawcy zwolnienia lekarskiego w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.

W tym wypadku uchybienia pracownika nie powodują jednak dla pracodawcy większych szkód. Wobec powyższego w orzecznictwie przyjęto, że w sytuacji gdy pracownik rzeczywiście jest chory, a jedynie nie dotrzyma wskazanego terminu, nie powinno to być powodem jego zwolnienia (wyrok SN z 14 listopada 2012 r., I PK 117/12). W takim przypadku można zatem rozważyć nałożenie kary nagany bądź upomnienia za nieprzestrzeganie zasad usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Jeżeli natomiast pracownik w ogóle nie usprawiedliwi swojej nieobecności, możliwe będzie rozwiązanie z nim umowy o pracę. Poza tym absencja taka będzie wówczas okresem, za który pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie.

Jak widać, pracodawca ma możliwość reagowania na uchybienia pracowników związane z informowaniem o nieobecnościach i ich usprawiedliwianiem. Pracownicy powinni zatem pamiętać o tych obowiązkach, aby nie narażać się na ewentualne konsekwencje.

Photo by cumhur kahveci