Kto jest administratorem danych osobowych pracowników tymczasowych?

Pracodawca użytkownik korzystający z pracy pracowników tymczasowych w pewnym zakresie przetwarza ich dane osobowe. Powinien on zatem zawczasu wiedzieć jakie będzie miał obowiązki z tym związane. Pierwszym krokiem jest ustalenie, kto jest administratorem przetwarzanych danych osobowych. Okazuje się, że w przypadku danych pracowników zatrudnianych przez agencję pracy tymczasowej, odpowiedź na to pytanie wcale nie jest prosta.

Należy rozważyć, czy agencja pracy tymczasowej jest administratorem danych swoich pracowników, a pracodawca użytkownik jedynie  podmiotem, któremu agencja powierzyła przetwarzanie danych swoich pracowników, czy też oba te podmioty są administratorami danych pracowników zatrudnionych okresowo u pracodawcy użytkownika. Rozróżnienie to ma istotne znaczenie.

Administrator danych zobowiązany jest nie tylko chronić przetwarzane dane osobowe, ale także odpowiednio to dokumentować m.in. poprzez ujęcie wszelkich administrowanych zbiorów w prowadzonym przez siebie wykazie zbiorów danych osobowych. Ponadto w przypadku jeśli administrator przekazuje dane innym podmiotom, jego obowiązkiem jest zawarcie z tymi podmiotami w formie pisemnej umowy powierzenia danych na piśmie.  Z kolei podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie o powierzenie przetwarzania danych. Jest on także zobowiązany do ochrony i zabezpieczenia danych osobowych.

Czy zatem pracodawca użytkownik będzie administratorem danych osobowych pracowników tymczasowych? I tak, i nie.  Zgodnie z definicją ustawową, administrator danych osobowych to podmiot decydujący o celach i środkach przetwarzania danych.  W opisywanym przypadku, co do zasady, będzie o tym decydowała agencja pracy tymczasowej. Co do zasady zatem to agencja będzie administratorem tych danych osobowych, a pracodawca użytkownik podmiotem, któremu powierzono przetwarzanie danych. Od tej reguły istnieć będą jednak wyjątki, wynikające z ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Zgodnie z art. 14 tej ustawy, pracodawca użytkownik wykonuje pewne obowiązki związane z korzystaniem z usług pracowników tymczasowych w sposób właściwy dla zwykłego pracodawcy. W szczególności, korzystając z usług pracowników tymczasowych przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do własnych pracowników.  W tym zakresie dane pracowników tymczasowych będą danymi, których samodzielnym administratorem jest pracodawca użytkownik. Oznacza to, że pracodawca użytkownik wystąpi w podwójnej roli – podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych (generalnie) oraz administratora danych (w ograniczonym zakresie).

W związku z tym powinien on po pierwsze zweryfikować, czy zawarł z agencją pracy tymczasowej na piśmie umowę o powierzenie mu przetwarzania danych osobowych. W przypadku braku tej umowy, w świetle brzmienia ustawy o ochronie danych osobowych,  przetwarzanie danych osobowych przez tymczasowego pracodawcę będzie w znacznej mierze pozbawione podstawy prawnej.  Po drugie, biorąc pod uwagę, że pracodawca użytkownik będzie także w ograniczonym zakresie administratorem danych, powinien on ująć zbiór pracowników tymczasowych w prowadzonej przez siebie dokumentacji ochrony danych osobowych. Niedopełnienie tych obowiązków stanowić będzie naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych i potencjalnie może powodować zarówno sankcje karne, jak i administracyjne.

Photo by yasin ozturk