Monitoring w miejscu pracy – nowe przepisy, nowe obowiązki pracodawcy

Wczoraj Prezydent podpisał ustawę z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która zmienia także kilkanaście innych aktów prawnych. Do kodeku pracy zostały dodane dwa nowe przepisy – art. 22[2] KP i art. 22[3] KP, dotyczące odpowiednio monitoringu obrazu oraz poczty elektronicznej. Nowe regulacje mają wejść w życie 25 maja 2018 r.

Przesłanki legalności monitoringu wizyjnego

Wprowadzenie tzw. szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring wizyjny), będzie możliwe jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia:

• bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba, że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji wskazanego celu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Jak długo przechowywać nagrania?

Nagrania obrazu pracodawca ma prawo przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, wówczas ww. termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tego okresu uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe powinny zostać zniszczone przez pracodawcę.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinny zostać ustalone przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu.

Pracodawca powinien także przed dopuszczeniem do pracy poinformować każdego pracownika na piśmie o wprowadzonym monitoringu. Ponadto pracodawca jest zobowiązany oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

Monitoring służbowej poczty elektronicznej

Powyższe zasady odnośnie do informowania pracowników oraz obowiązek uregulowania w układzie zbiorowym, regulaminie pracy czy obwieszczeniu odnoszą się do monitoringu poczty elektronicznej w miejscu pracy. Zgodnie z art. 22[3] par. 1 KP, kontrola służbowej poczty elektronicznej będzie dopuszczalna, o ile jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikom narzędzi.

Ustawodawca uznał za dopuszczalne wprowadzenie przez pracodawcę także innych form monitoringu pracowników, takich jak systemy GPS w służbowych samochodach, geolokacja służbowych komputerów i telefonów czy monitorowanie przeglądarek internetowych i innych aktywności wykonywanych na służbowych komputerach. Od 25 maja 2018 r. o ich zastosowaniu należy powiadomić pracowników na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Cele, zakres i sposób kontroli pracowników powinny zostać uregulowane w regulaminie pracy, układzie zbiorowym, bądź obwieszczeniu.

Photo by PhotoMIX-Company